Para la resolución de problemas es importante comprender los procesos como un conjunto de actividades secuenciales y repetibles que persiguen un objetivo y agregan valor para las personas que intervienen en los mismos.
Por ejemplo, el proceso «despachar pedido» tiene como actividades secuenciales recibir la solicitud, empaquetar el producto, despachar y facturar.
Un enfoque basado en procesos trata de entender que todas las actividades dentro de un negocio deben funcionar como procesos interrelacionados, de tal manera que nunca más veas a una empresa de forma vertical como en un organigrama, sino de forma horizontal o transversal, en donde los departamentos velan por los mismos objetivos.
Al pensar así, podrás analizar fácilmente cómo trabajas, detectar oportunidades de mejoras y de automatización, permitiendo el cambio de manera rápida y efectiva.
Para poner en práctica este enfoque:
Identifica los procesos de tu negocio y relaciona unos con otros según su orden de ejecución. Comienza por los procesos medulares, es decir, aquellos que se relacionan directamente con tus clientes externos; luego por los procesos gerenciales, que dan dirección a los medulares, en el ejemplo anterior un proceso gerencial sería la «selección de proveedores». Finalmente identifica los procesos de apoyo, que aportan los recursos necesarios para los procesos medulares, por ejemplo «reposición de materia prima».
¡Voilà! Acabas de hacer un mapa de procesos. Podría quedar similar al siguiente:
Nota que los procesos gerenciales y de apoyo están relacionados al proceso medular «despachar pedido».
Para ir de una visión general «visión helicóptero» a una visión específica «visión terraza» y comprender con mayor detalle cada uno de los procesos, comienza por describir sus características, objetivos, cómo empieza «input» y cómo termina «output», sus responsables, indicadores y riesgos de incumplimiento.
Con ello habrás creado una «caracterización de procesos», diseña un diagrama de flujo y obtendrás una receta de conocimientos y control total de tus procesos.
*** Este artículo es parte del libro "Y eso, ¿cómo se come? de HYGGELINK, recibe más recetas gratuitas de conocimiento suscribiéndote a nuestra comunidad de "Y eso ¿cómo se come?" ***
Autor
Marelbis Pimentel
Especialista en optimización de procesos y resolución de problemas
Aliada de "Y eso, ¿cómo se come?" en Hyggelink