Profesor, ¡usted tiene razón! —afirmó la Conserje, y de inmediato agregó: —El Dr. González me llama dos o tres veces al día para que seque la entrada de su consultorio, ya que con frecuencia allí se forma un pequeño charco de agua. Yo voy y le resuelvo el problema, pero me acabo de dar cuenta de que ese no es el problema sino un síntoma, así que mañana voy a llamar al plomero para que investigue por qué se forma el charquito.
Esa escena tuvo lugar durante una conferencia acerca del tema “Gestión del tiempo” que dicté hace algún tiempo en una pequeña Clínica. Allí se encontraba todo el personal sanitario y administrativo y yo les estaba explicando la diferencia entre “síntomas” y “problemas”, lo cual motivó la intervención de la Conserje.
Ella estaba tratando un síntoma —el charquito de agua— pero el problema —una filtración— permanecía intacto y posiblemente se agravaba con el paso del tiempo. En otras palabras, estaba invirtiendo parte de su tiempo en resolver una situación que podía ser erradicada si se enfocara en el problema, no en el síntoma.
En nuestro día a día se nos presentan innumerables situaciones similares, aunque difíciles de detectar. Son esas actividades repetitivas que tenemos que hacer una y otra vez porque “no tenemos tiempo” de enfocarnos en ir a la raíz del asunto.
El informe que siempre me solicitan y tengo que hacerlo cada vez desde cero cuando podría dedicar un tiempo a automatizarlo
El tiempo que pierdo en realizar una actividad que podría efectuar de forma más rápida y efectiva si tomara el curso online de 2 horas que tengo a mi disposición desde hace varios meses.
Realizar múltiples actividades que aportan poco valor por no crear el hábito de planificar antes de comenzar a trabajar.
Dedicar varias horas todos los viernes a las estadísticas semanales cuando podría entrenar a un subordinado para que él hiciera el trabajo.
Organizar los ficheros en mi ordenador para evitar tanto tiempo perdido buscando diferentes documentos durante la jornada de trabajo.
Todos estos son “charquitos de agua” que podríamos evitar si dedicáramos algo de tiempo en ir al fondo del problema y no estar pendiente de los síntomas.
El problema real es que no le hemos dedicado tiempo a una actividad que evitaría dedicárselo a otras que se repiten periódicamente.
Atacar los síntomas se convierte en una serie de excusas, todas ellas relacionadas con la “falta de tiempo” para evitar ejecutar actividades que nos facilitarían, o evitarán, la ejecución de estos trabajos repetitivos.
Cuando tenemos nuestros objetivos claros y desarrollamos el hábito de trabajar por prioridades de forma consciente, es más fácil detectar este tipo de situaciones. De esta forma sabemos que si “invertimos” tiempo en el problema, no en el síntoma, estas horas dedicadas a la planificación, a poner las cosas en orden, a entrenar y a delegar, a nuestra propia formación, nos darán al final más tiempo para dedicarlo a aquellas actividades que son verdaderamente importante, las que contribuyen a alcanzar nuestros objetivos.
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Autor
Gustavo Yepes
Coach. Conferencista. Experto en Gestión del tiempo
Aliado de "Y eso, ¿cómo se come?" en Hyggelink