Los problemas son únicos, por ello no hay una única manera de resolverlos. Sin embargo, dominar un método para abordar y buscar soluciones efectivas a los problemas, es vital para evitar "lanzar flechas al aire" sin saber donde está la diana.
El método que hoy te presento tiene el acrónimo VUELA, ¡imposible de olvidar! después de todo, tanto tu como yo queremos VOLAR a las soluciones de los molestos problemas.
Este método, consiste en un conjunto de pasos y herramientas que te permitirán abordar de manera lógica y sistemática la resolución de problemas, especialmente problemas organizacionales.
Basta de habladurías. Definamos las etapas del método:
Visualizar el problema
Ubicar la causa raíz
Elaborar la propuesta
Llevar a la acción la propuesta
Ajustar y ajustar
Los pasos están en orden secuencial y requiere seguirlos uno tras otro, al menos la primera vez.
Visualizar el problema puede que sea la etapa más difícil aunque no lo parezca, pues adelantarnos a lanzar hipótesis del problema sin detenernos a entender, parece ser un hobby de la mayoría. Por ello, cuando se te presente un problema, lo primero que debes hacer es respirar profundo e iniciar SOLAMENTE con la recopilación de información. No te dejes invadir por los pequeños monstruos de la experiencia: "este problema se parece mucho a uno del pasado, aplicaré la misma solución". Esto casi nunca funciona ya que los problemas suelen tener causas subyacentes, por lo que usar la misma solución para todos los problemas suele ser un error típico.
Ubicar la causa raíz en lugar de atacar las consecuencias del problema es todo un arte. La técnica de los 5 porqués es muy útil. Pregunta en secuencia por qué sucede el evento:
¿Por qué la luz no se enciende?
Porque se quemó la bombilla
¿Por qué?
¿Por qué se desactivó el interruptor?
¿Por qué?
Por una sobrecarga de energía
¿Por qué?
Porque fue superado el voltaje
Elaborar la propuesta. En este punto viene muy bien que actives tus súper poderes de la creatividad. Eso sí, comienza buscando soluciones sencillas, aun cuando el problema sea grande. Plantea las posibles soluciones evaluando criterios de viabilidad técnica, costo, riesgos, dificultad tecnológica, aporte a los actores involucrados en el problema, criterio de medición, etc. y al tomar la decisión de cuál es la mejor solución, solo queda sacar tus mejores habilidades de planificación.
Llevar a la acción la propuesta suele ser donde los más "hacedores" se sienten cómodos. "Al fin estoy siendo útil", ¡como si pensar y planificar no lo fuesen! Esta etapa se realiza con un porcentaje bajo de error si te tomaste en serio los pasos anteriores. A medida que vayas implementando, analiza los resultados: ¿Se ha reducido el problema?, ¿atacamos realmente la causa raíz?, ¿estamos logrando las metas? Con toda la información, analiza qué funcionó, y qué no tanto.
Ajustar y ajustar. Después de ejecutar y controlar, seguramente encontrarás espacio para los ajustes, lo cual determinará el inicio de un nuevo proyecto. Si la empresa donde laboras no posee una cultura de mejora continua, ¡prepárate para gestionar emociones!, pues es probable que surjan sentimientos de frustración y negación.
Poner en práctica el método VUELA te permitirá generar soluciones innovadoras, con un mapa de mejoras medibles que te ayude a abordar los problemas con menor incertidumbre y brinden a los equipos mayor seguridad y tranquilidad.
¿Quieres saber más?
En el libro "Y eso, ¿cómo se come?" encontrarás más detalles sobre resolución de problemas.
Autor
Marelbis Pimentel
Especialista en optimización de procesos
Representante en Europa de Hyggelink
Co autor de la competencia Resolución de problemas en el libro "Y eso, ¿cómo se come?"