Cómo planificar tu semana (y tu día) con la matriz de prioridades

Gustavo Yepes Pereira
4 nov
5 Min. de lectura

0:00

De tablero a calendario en 15 minutos: protege C2, crea márgenes y baja incendios reales. 🧭

Imagina un viernes en la tarde con la semana siguiente casi resuelta: bloques de trabajo profundo claros, entregas preparadas y espacio para lo imprevisto. No es suerte. Es un ritual breve que conecta tus objetivos con tu agenda y te ayuda a decidir en frío antes de que el lunes te pida gritos.

Voy directo al método que recomiendo para planificación semanal y diaria. La idea es simple: primero el C2 (importante y no urgente), luego lo demás. Y, sobre todo, que la matriz deje de ser un dibujo y se convierta en una brújula práctica para elegir con cabeza.

La semana: del objetivo a la agenda (15–20 minutos)

Planificación Matriz de Prioridades Cuadrantes

Trae a la mesa tus objetivos. Sin destino, «importante» se diluye. Abre tus metas del trimestre/mes y nómbralas en una línea cada una. Aquí nace el C2. 🎯
Vaciado sin filtro. Reúne pendientes y entradas nuevas (tareas sueltas, correos marcados, notas). Es tu bandeja de mezcla: todo afuera. 🗂️
Clasifica con la matriz.

🧭 ¿Conduce a tus objetivos? → Importante.

⏱️ ¿Exige acción inmediata por el tiempo? → Urgente.

Saldrán cuatro grupos: C1 Premura, C2 Anticipación, C3 Distracción y C4 Pausa. Si algo cae en C3 o C4, aplica el filtro ¿conveniente o necesario?:

🔧 Necesario: te comprometiste antes o el equipo depende y no hay quién pueda hacerlo a tiempo..

🤝 Conveniente: eliges hacerlo por una razón concreta sin desplazar C2 ni recargar a otros.

Si no pasa el filtro, negocia o suéltalo. 🙅‍♂️

Bloquea primero el C2 (≥20 % de tu semana). Empieza por un 20 % como meta mínima. Cuando te funcione, sube. Mi práctica personal es trabajar alrededor del 80 % del tiempo en C2; no es punto de partida, es destino. Elige las mejores horas de energía. Escribe el resultado esperado, no solo «trabajar en el proyecto». 📅
Asegura C1 reales. Coloca los hitos que vencen esta semana y los pasos previos. Si aparecen dos C1 a la vez, decide por impacto y delegas el otro en alguien de confianza; si no hay a quién, renegocia el plazo de uno, dejando constancia. ⛑️
Ventanas C3 y márgenes.

🕓 Ventanas C3: fija 1–2 franjas diarias (p. ej., 12:30 y 17:00) para urgencias ajenas y administrativos.

🧱 Márgenes: reserva dos pequeños colchones de 15–20 minutos al día para absorber imprevistos sin tocar C2.

C4 intencional. Programa dos micro-pausas diarias y un bloque semanal de ocio elegido. Pausa que te recupera, no evasión que te saca de foco. 🌿
Rastro final. Todo con fecha y duración en calendario/lista. Si no está en la agenda, no existe. ✅

Resultado: tus objetivos (bloques C2), tus entregas (C1) y el mundo exterior (C3/C4) conviven en un mismo tablero. La semana arranca con norte y espacio para respirar.

El día: aterrizaje en 5–10 minutos

La planificación diaria no inventa la semana; la aterriza.

Planificación Matriz de Prioridades Actividades

Revisa el plan semanal. ¿Qué C2 toca hoy? ¿Qué C1 es inamovible? 👀
Añade entradas nuevas. Captura todo lo que apareció desde ayer. 📝
Clasifica al vuelo. Matriz en la cabeza: ubica cada entrada; si cae en C3/C4, usa el filtro conveniente o necesario. 🧩
Ajusta bloques. Protege C2; mueve lo que haga falta, pero reprograma ahora el bloque completo. Nada de «luego veo». 🔁
Primer paso visible. Escribe el siguiente gesto concreto con el que arrancas (abrir archivo X y bosquejar la sección Y). Evita el vacío de «¿por dónde empiezo?». ▶️

Durante el día, aplica reaccionar proactivamente: ante cada interrupción, ubícate en el cuadrante donde estás y ubica el cuadrante al que te quieren —o te quieres— llevar. Con esa doble posición decides si actúas, agendas, negocias, delegas o sueltas. Si mueves C2, se reprograma ya. ⏱️

Dos anclas prácticas (para no perder el norte)

Economías de escala en C2. Una revista me pidió una colaboración trimestral con fecha tope para el primer envío. Escribí una historia y la dividí en cuatro; entregué los cuatro artículos del año con una semana de antelación a la primera entrega. Trabajé en C2, concentrado, y gané calma y calidad. 📚

Regla de trabajo personal. Recomiendo dedicar al menos 20 % al C2; en mi práctica habitual, el 80 % de mi tiempo vive allí. Eso baja presión y mejora resultados. Llega; sube de a poco. 📈

Señales de que tu semana va mejor

✅ Bloques C2 cumplidos (no perfectos, cumplidos).

✅ C1 reales resueltos sin apuros de último minuto.

✅ C3 atendidos en sus ventanas (no colonizan tu mañana).

✅ Pausas C4 que te devuelven energía (no te roban).

✅ Sensación de cabeza clara al cerrar el día.

Si no ves estas señales, afina el orden: C2 primero, C1 asegurado, luego ventanas C3 y márgenes. Y acota el C4 a pausas con intención. 🧭

Errores comunes que arruinan la semana (y cómo evitarlos)

❌ Llenar el calendario al 100 %. Sin márgenes, todo parece C1. Deja huecos para que la realidad entre sin ahogarte.

❌ Patear C2 sin reprogramar. Si lo mueves, elige hoy otro espacio. Diferir sin fecha es archivar tu estrategia.

❌ Delegar C3 “para quitártelo”. Eso exporta ruido. Solo si es necesario o conveniente y no recarga a nadie; si no, negocia o canaliza.

❌ Llamar pausa a la evasión. C4 te recupera; si te deja peor, no es pausa. Cambia la actividad o acórtala. 🌙

Trabajo en equipo (ligero y suficiente)

🤝 Acordar lenguaje común (C1–C4 y conveniente/ necesario).

🚨 Definir qué sí es C1 y cuándo interrumpir.

🧑‍⚖️ Clarificar quién decide cada tema.

🗂️ Sostener un tablero visible con C1 del día, bloques C2 y cola C3.

⏳ Una reunión de 7 minutos (C1, bloqueos, C2 protegido) y 5 minutos de aprendizaje tras cada C1 relevante bastan. Menos ritual y más claridad.

Cierre

Planificar no es llenarlo todo; es asegurar lo que importa y dejar espacio para vivir. Con este método, la semana nace de C2 y el día lo honra. Empieza con un 20 % protegido y súbelo con práctica. Si dudas, vuelve a la brújula: ¿conduce a tus objetivos? y ¿exige acción por el tiempo? Decide desde ahí. Lo demás es ruido.

🧭 Esta semana, bloquea tu 20 % C2, define dos ventanas C3 y pon dos márgenes diarios. Vuelve el viernes y mira qué cambió en tu foco, tu energía y tus resultados.

Avance del próximo artículo

👉 Próxima entrega: «Estar ocupado no es ser productivo: la lección de la matriz de prioridades». Veremos cómo medir avance real (no movimiento), detectar C3 disfrazado, y aplicar un test de 1 minuto para identificar ruido con uniforme.