Matriz de prioridades: cómo usarla con intención (y por qué sigue vigente)
- Gustavo Yepes Pereira
- 29 sept
- 4 Min. de lectura
Guía práctica para planificar con claridad y decidir en el momento usando la matriz como brújula diaria.
La agenda se llena sola. Correos, chats, “reuniones rápidas”… y la sensación de que el día te lleva a ti. La matriz de prioridades, o matriz de Eisenhower ,no es un cuadrito para la pared: es una brújula que usas todo el tiempo para decidir con claridad qué haces, qué pospones, qué negocias y qué sueltas. Sirve para planificar la semana y el día y también para resolver en el momento cuando aparece lo imprevisto.
La idea en dos preguntas (y un filtro clave)
La matriz cruza dos ejes:
¿Conduce a tus objetivos? → importante.
¿Exige acción inmediata? → urgente.
De ahí salen cuatro cuadrantes:
Cuadrante 1 – Premura: importante y urgente.
Cuadrante 2 – Anticipación: importante y no urgente.
Cuadrante 3 – Distracción: no importante y urgente.
Cuadrante 4 – Pausa: no importante y no urgente.
Para decidir con precisión, añade un filtro que solo aplica cuando la actividad no conduce a tus objetivos (es decir, en C3 y C4): ¿es conveniente o necesario?
Necesario: te comprometiste previamente o impacta al equipo y no hay otra persona que pueda o sepa hacerlo a tiempo. No está en tus objetivos, pero sostiene al equipo. Debe ser temporal.
Conveniente: eliges hacerlo conscientemente por una razón concreta: un compañero solidario contigo necesita ayuda, tu jefe está atascado y puedes destrabar. No avanzas, pero colaboras.
Este filtro evita dos extremos: decir sí a todo lo ajeno a tus metas o blindarte tanto que rompes el juego en equipo.
Cómo usarla con intención (plan y día a día)
Aterriza objetivos. Sin objetivos, «importante» se vuelve difuso. Define qué quieres lograr este trimestre/mes/semana.
Lista sin filtro (5–10 min). Todo lo que exige tu atención.
Clasifica con las dos preguntas y, si no conduce a tus objetivos (C3/C4), aplica conveniente o necesario.
Agenda por cuadrante.
C1 - Premura: actúa ya, delega en alguien de confianza o negocia una nueva fecha.
C2 - Anticipación: reserva ≥20 % de la semana. Aquí vive tu crecimiento.
C3 - Distracción: urgencias que no te acercan a tus metas. No delegues por reflejo. Rechaza, negocia, canaliza o agrupa en una ventana diaria.
C4 - Pausa: descanso deliberado y recuperación. Conveniente con intención y límites; si se vuelve escapismo, es fuga.
Revisión breve diaria y semanal. ¿Qué protegiste de C2? ¿Qué urgencias pudieron evitarse? ¿Qué tareas de C3/C4 calificaron como convenientes o necesarias y por cuánto tiempo?
La brújula en caliente (microdecisiones del día)
La vida no te pide permiso para interrumpirte. La matriz también guía decisiones en vivo.
Caso 1: correo “URGENTE” que no es tu objetivo (C3).
¿Es necesario por compromiso previo o por equipo sin alternativa? Atiéndelo en una franja límite (p. ej., 15 min) y documenta el aprendizaje para que no se repita.
¿Es solo conveniente? Llévalo a tu ventana C3 o negocia otro canal/plazo.
Caso 2: «¿tienes cinco minutos?» fuera de tus metas (C3).
Si es necesario para el equipo y no hay reemplazo, ayuda con foco.
Si es conveniente, no rompas tu bloque C2: ofrece atenderlo en tu ventana C3 o de forma asíncrona. Si sí conecta con tus objetivos, encájalo sin sacrificar todo el bloque.
Caso 3: oportunidad atractiva que no te acerca a metas (C4 o C3).
¿Aporta aprendizaje o relación estratégica (conveniente) o sostiene un compromiso previo (necesario)… a costa de qué? Si desplaza C2, probablemente declina.
Caso 4: crisis menor ajena a tus metas (C3 disfrazado).
Si es necesario para el equipo, actúa; después reconstruye tu agenda para que C2 no desaparezca. Si no, contén y deriva.
🎯 Mini-protocolo de 3 pasos
Pausa 10 segundos y nombra el cuadrante.
Si es C3/C4, decide: conveniente o necesario.
Deja rastro en calendario: actuar / agendar / negociar. Sin agenda, no existe.
A nivel personal, usar la matriz como brújula continua reduce reactividad, baja la carga mental y mejora la calidad de las decisiones: más C2 protegido, menos incendios verdaderos.
En equipos, crea lenguaje común y reglas operativas: ventanas de C3, bloques de C2 compartidos, criterios claros para escalar lo urgente y límites para no sobrecargar a nadie. Se gana foco, previsibilidad y respeto por el tiempo de todos.
Errores frecuentes (y cómo evitarlos)
Confundir ocupado con productivo. Mucho C3 da sensación de avance, pero es un espejismo. Mide tu semana por C2 protegido.
Tratar C2 como lujo. Es lo que previene incendios mañana. Bloquéalo.
Delegar C3 por reflejo. Solo si es conveniente o necesario y no satura al equipo; define estándares y plazos.
Demonizar C4. Pausas intencionales sostienen rendimiento. El problema no es descansar; es perderse sin propósito.
Pensar que la matriz reemplaza todo. No sustituye a métodos como GTD, time-blocking, OKR; los complementa dándoles criterio de prioridad.
Creer que es estática. El contexto cambia. Tendremos un artículo específico sobre reaccionar proactivamente; aquí basta con revisar a diario y ajustar.
Por qué sigue vigente
Porque el dilema urgente vs. importante se repite cada minuto, día, semana, proyecto y vida.
Usarla como brújula continua trae beneficios medibles:
Más foco: crece tu % de tiempo en C2.
Menos incendios: disminuye la recurrencia de C1 real.
Mejor bienestar: C4 intencional, sin culpa.
Decisiones más claras: filtro conveniente o necesario para C3/C4.
Mejor coordinación: acuerdos de equipo que reducen fricción e interrupciones tóxicas.
Cierre
La matriz no hará el trabajo por ti, pero ordena el tablero. En tu próxima decisión, haz el triple gesto: nombra el cuadrante, aplica “conveniente o necesario” si no aporta a tus metas y deja rastro en tu agenda. Repite mañana. Menos ruido, más dirección.
👉 En el próximo artículo vamos directo al hueso: «Qué significa “importante” y “urgente” en la matriz de prioridades». Definiciones operativas (sin teoría vacía), un test de 10 segundos para clasificar al vuelo, ejemplos cotidianos y las trampas que hacen que “todo parezca urgente”. La idea: que puedas reconocer cada cuadrante en segundos y decidir con menos ruido y más criterio.
Autor
Gustavo Yepes Pereira
Accountability Partner. Conferencista. Experto en Gestión del tiempo.
Articulista senior en Hyggelink
Serie: Matriz de prioridades - Matriz de Eisenhower
02 - Matriz de prioridades: cómo usarla con intención (y por qué sigue vigente)