Estar ocupado no es ser productivo: la lección de la matriz de prioridades

Gustavo Yepes Pereira
hace 3 días
6 Min. de lectura

Actualizado: hace 11 horas

Cómo dejar de medir tu día por lo que hiciste y empezar a medirlo por lo que realmente avanzaste.

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Hay días en los que no paras.

Reuniones encadenadas, correos que “no pueden esperar”, chats que suenan sin descanso, llamadas, “¿tienes cinco minutos?” que nunca son cinco.

Termina la jornada, estás agotado… y cuando te preguntas qué avanzaste de verdad en tus objetivos, la respuesta es incómoda: muy poco, o casi nada.

Esa sensación de cansancio sin logro no es un misterio.

La matriz de prioridades la desnuda rápido: has estado ocupado, pero no necesariamente productivo.

La buena noticia es que no es un juicio moral.

Es una invitación a mirar el día con otra lupa.

Ocupado vs productivo: la misma agenda, dos lecturas distintas

En esta serie hemos trabajado con dos ideas simples: importante es lo que te acerca a tus objetivos y urgente es lo que exige acción por el tiempo. De allí salen los cuatro cuadrantes: C1 Premura, C2 Anticipación, C3 Distracción y C4 Pausa.

Cuando algo cae en C3 o C4, usamos siempre el mismo filtro: ¿es conveniente o necesario? Desde ahí decides: ¿lo haces, lo negocias, lo delegas o lo sueltas?

Con esta lente, estar ocupado suele significar esto:

Mucho C3 mal filtrado.
C1 que pudieron evitarse si C2 hubiera sido protegido.
Un C4 evasivo que no recupera, solo anestesia.

Ser productivo, en cambio, se parece más a esto:

C2 visible y protegido.
C1 inevitable, pero no dueño de tu calendario.
C3 acotado, pasado por el filtro conveniente/ necesario y atendido en su sitio.
C4 que recarga, no que roba.

La matriz no te dice si trabajaste mucho.

Te dice si avanzaste en lo que dijiste que era importante.

Test rápido: ¿tu día fue ocupado o productivo?

Te propongo un ejercicio sencillo.

Piensa en el día de ayer.

Sin exagerar el análisis, toma bloques de 30–60 minutos y pregúntate en cuál cuadrante estuvo cada uno.

Hazlo sin culpas, como si miraras el día de otra persona.

Después mira el conjunto y responde:

🧭 ¿Qué porcentaje del día fue realmente C2 (importante y no urgente que te acerca a tus objetivos)?

⚠️ ¿Cuánto C3 se coló: interrupciones, favores, urgencias ajenas, cosas que parecían “tienen que ser ya” pero no movían ninguna aguja?

🌿 ¿Tu C4 (pausas, ocio, ratos libres) te dejó mejor o peor?

Si te dejó más cansado, no era pausa: era evasión.

Si ves mucho C3 y poco C2, no estás solo.

Es el patrón normal en muchas organizaciones.

Pero es un patrón que se puede cambiar si empiezas a usar la matriz como espejo diario, no como teoría bonita.

Productivo es avanzar, no solo agotarse

La productividad no se mide por el número de correos respondidos, reuniones atendidas o tareas tachadas.

Se mide por la respuesta a esta pregunta incómoda y luminosa a la vez: ¿Hoy avancé en lo que dije que era importante para mí y mi equipo?

Desde la matriz, un día productivo suele tener esta forma:

🔵 Un porcentaje visible de C2 bloqueado y respetado.

🔴 Un C1 que existe, sí, pero que no domina la semana y que se reduce cuando anticipas desde C2.

🟡 Un C3 filtrado: solo lo necesario o conveniente, en ventanas definidas.

⚪ Un C4 que te permite volver con la cabeza más clara, no más dispersa.

No se trata de vivir en C2 puro.

Pero sí de dejar de vivir en C3 con culpa, llamándolo “estar a tope”.

Mi recomendación para empezar es sencilla:

Apunta a tener al menos un 20 % de tu tiempo en C2.
Con práctica, ese porcentaje puede crecer.En mi caso, he llegado a trabajar cerca de un 80 % en C2, y eso baja presión y sube calidad.

Pero eso es la consecuencia de años alineando agenda, no el punto de partida.

De ocupado a productivo: pasos concretos

Para salir de la trampa del “no paro, pero no avanzo”, no basta con entender el modelo.Hay que ir al terreno: la semana y el día.

Un esquema sencillo:

🔹 1. Parte de tus objetivos.

ü Tres objetivos claros para la semana.

ü Sin ellos, “importante” se vuelve etiqueta vacía.

🔹 2. Bloquea primero el C2 (20 % mínimo).

ü En tus horas de mejor energía.

ü Eso es trabajo profundo, preparación, construcción, no solo reacción.

🔹 3. Asegura C1 inevitables.

ü Lo que tiene fecha tope real y no puedes ignorar.

ü Si coinciden dos C1, decides por impacto, delegas en alguien de confianza o renegocias el plazo de uno.

🔹 4. Define ventanas C3.

ü 1–2 franjas al día para urgencias ajenas, temas administrativos y “¿tienes cinco minutos?”.

ü El mensaje es claro: el ruido también tiene su sitio, pero no manda.

🔹 5. Deja márgenes.

ü Dos pequeños huecos al día, 15–20 minutos, para lo que no viste venir.

ü Sin márgenes, todo parece C1.

🔹 6. Cuida tu C4.

ü Diseña pausas que te recarguen: caminar, respirar, tomar algo con calma, una conversación que te nutra.

ü Si te deja peor, no es descanso: es fuga.

🔹 7. Revisión breve al final del día.

Pregunta simple:

¿Qué de hoy fue C2?
¿Qué C3 se coló sin pasar por el filtro conveniente/ necesario?
¿Qué vas a ajustar mañana?

No se trata de controlar cada minuto, sino de dar dirección.

Dos miradas a la misma agenda

Te propongo imaginar dos versiones de la semana.

En la primera, empiezas cada día abriendo el correo.
Respondes lo que grita más fuerte.
Aceptas todas las reuniones “porque es mejor estar”.
Terminas cansado, C2 sigue pendiente y el cuerpo empieza a pasar factura.

En la segunda, dedicas 15–20 minutos a la semana y 5–10 cada día para decidir antes:

C2 bloqueado (al menos 20 %).
C1 en su sitio.
Ventanas C3 definidas.
Pausas C4 que te devuelven la energía.

Las interrupciones siguen existiendo, pero ahora las pasas por la matriz:

¿En qué cuadrante estoy?
¿A qué cuadrante me quieren llevar?

Con esa información eliges si actúas, agendas, negocias, delegas o sueltas.

La diferencia no es tanto la cantidad de trabajo, sino el tipo de trabajo y la sensación con la que cierras la semana.

Señales de que estás saliendo del “modo ocupado”

No hace falta un tablero complejo.

Basta con observar algunos indicadores sencillos:

✅ El porcentaje de C2 empieza a subir, aunque sea poco.

✅ Disminuyen los incendios de última hora (C1 que pudieron anticiparse).

✅ Cada vez más C3 se atiende en sus ventanas, no cuando aparece.

✅ Tus pausas C4 te dejan más lúcido, no más disperso.

✅ El cansancio del final del día viene acompañado de sensación de avance, no solo de desgaste.

Si esto empieza a pasar, no es casualidad: estás dejando de definirte por lo “ocupado” que estás y empezando a mirar lo que realmente avanzas.

Cierre

Estar ocupado es fácil.

La cultura lo aplaude.

Pero si no distingues entre urgencia y prioridad, puedes pasar años a un ritmo frenético sin acercarte de verdad a lo que dices que te importa.

La matriz de prioridades, usada con honestidad, tiene algo de espejo incómodo: te muestra cuánta vida se te va en C3 y cuánto espacio real le das al C2.

El reto no es trabajar más, sino trabajar más tiempo en lo que de verdad cuenta, con márgenes suficientes para que la realidad no te tumbe el plan.

Esta semana puedes empezar por algo simple:

Mira tu agenda de ayer por cuadrantes.
Bloquea un 20 % de C2 en los próximos días.
Elige una fuente recurrente de C3 y decide si la negociarás, la canalizarás o la soltarás.

Lo demás, por mucho ruido que haga, es solo eso: ruido.

👉 En el próximo artículo cerraremos esta serie con «Lo que aprendimos revisitando la matriz de Eisenhower». Haré una síntesis de los principales mitos, las lecciones prácticas que se repiten, cómo integrar la matriz con otros métodos que uso (como AVANZA y DELEGA) y algunas preguntas clave para que conviertas esta herramienta en algo vivo, hecho a tu medida, y no en un diagrama bonito que se queda en el papel.